Mitä asioita yrityksen hallintoon kuuluu?

Yrittäjäksi ensimmäistä kertaa ryhtyvä tietää yleensä, että yrittämiseen liittyy kaikenlaista uutta opittavaa. Jos aiempaa kokemusta on kuitenkin ainoastaan työsuhteessa työskentelystä, voi olla vaikea hahmottaa, mitä kaikkea yrityksen hallinnointi käytännössä pitää sisällään ja kuinka paljon sille tulee varata aikaa.

Osa hallinnollisista tehtävistä on sellaisia, joita usein joutuu hoitamaan myös työsuhteessa ollessaan. Niitä ovat esimerkiksi yhteydenpito asiakkaisiin ja muihin sidosryhmiin, työn raportointi ja seuranta, ja jossain tapauksissa myös laskutus. Työnantaja hoitaa puolestaan yleensä aina esimerkiksi työvälineiden hankinnan, työtilojen siivouksen ja myyntityön, sekä ennen kaikkea yleisen taloushallinnon. Taloushallinto onkin velvoite, joka on monelle vieras ja joka vie eniten aikaa.

Mitä kaikkea hallinnollisiin töihin kuuluu?

Tärkeimpiä hallinnollisia käytännön toimia ovat laskuttaminen ja laskunmaksu, jotta omaan yritykseen saadaan rahaa ja vältetään maksuhäiriöt, sekä pakollisten velvoitteiden hoitaminen, kuten kirjanpito erilaisine raportointeineen ja alv-ilmoituksineen. Sen sijaan monet muut työt riippuvat olosuhteista: jos esimerkiksi töitä tehdään vaikka toimistohotellissa, jonka ylläpidon joku toinen hoitaa ja vuokra hoidetaan suoraveloituksena, voivat työskentelytilaan liittyvät toimet olla minimaaliset.

Yrityksen pyörittäminen edellyttää myös suunnittelua ja ennakoimista, jonka määrä vaihtelee ja jota on usein vaikea ulkoistaa. Sitä on mm. ammattitaidon ylläpitäminen koulutuksen avulla, sijaisen miettiminen sairastapauksen ajalle sekä verkostoituminen. Verkoston merkitys on tärkeä ja toimiva verkosto voi vähentää hallinnollisten töiden määrää hyvien neuvojen, tuen ja jopa työtilausten kautta. Yksi verkoston tärkeä osa voikin olla Reton kaltainen toimeksiantoja välittävä agentuuri.

Kuinka paljon hallinnointiin kuluu aikaa ja mitä se maksaa?

Oman yrityksen hallintoon kuluva aika riippuu pitkälti siitä, millaisissa olosuhteissa töitä tehdään, kuinka laajat ja tukevat omat verkostot ovat, hoitaako kirjanpidon itse ja kuinka se on ulkoistettu. Hallinnolliset tehtävät ovat lisäksi siinä mielessä hankalia, että niistä ei voi laskuttaa asiakasta suoraan. Kustannukset täytyy arvioida realistisesti ja sisällyttää omaan laskutushintaan. Laskutustunnin hinnan täytyy siksi sisältää oman palkan lisäksi mm. loma-ajan palkan, eläkevakuutuksen, ostopalvelut, liikunnan ja muun työkykyä ylläpitävän toiminnan, juoksevat kulut ja poistot.

Hallinnolliset toimet vaikuttavat lisäksi tulokseen kahdella tavalla: niistä syntyy suoria kustannuksia, eli maksettavia laskuja esimerkiksi eläkevakuutuksen, tietoliikenneyhteyksien, vuokran tai muiden kuukausimaksujen muodossa. Epäsuoraa kustannusta syntyy puolestaan siitä, että hallinnointiin käytetty aika on omasta ydintyöstä pois. Siksi moni varaakin hallinnointiin esimerkiksi tietyn päivän kuusta, jonka käyttää kuittien keräämiseen ja laskujen maksamiseen. Siten velvoitteet tulee suoritettua ajallaan ja kustannukset pysyvät kurissa.

Ulkoistaminen kannattaa

Jos laskutettavaa työtä riittää ja taksa on riittävän korkea, onkin usein myös järkevää ulkoistaa kaiken minkä voi. Siivooja voi käydä pyyhkimässä pinnat ja imuroimassa, koneet voi hankkia erityyppisillä palvelusopimuksilla ja ennen kaikkea eniten aikaa haukkaavan kirjanpidon voi hoitaa ammattilaisen voimin. Nykyisin taloushallintaan on tarjolla paljon erilaisia helppokäyttöisiä ja toimintaa ohjaavia ratkaisuja, joiden prosessit ovat pitkälle automatisoituja. Monet tilitoimistot tarjoavat myös neuvontaa ja erikokoisia palvelupaketteja, joten ammattilaisapua voi käyttää myös vain osaan taloushallintoa.